För IKEA har Symbal haft möjlighet att genomföra ett brett spektrum av uppdrag - från förändringskommunikation på hög strategisk nivå till utbildningslösningar och kommunikation för olika delar av företaget. Här följer en berättelse om ett case.
Webbaserad träningslösning hjälper IKEA att utbilda 50 000 medarbetare
Utrullningen av ett nytt globalt säljsystem var en stor utmaning för IKEA. Säljare på 267 varuhus i 24 länder skulle utbildas. Symbal kunde erbjuda lösningen med en enkel och funktionell träningsportal.
För några år sedan hörde IKEA av sig till Symbal med en förfrågan kring hur de på ett effektivt sätt skulle kunna stödja utrullningen av sitt nya butikssäljsystem, iSell. Förfrågan resulterade i ett spännande projekt med målet att utbilda alla säljare på IKEA varuhusen runtom i världen. Uppgiften var, som vanligt när det gäller IKEA, omfattande. Företagets storlek, med 267 IKEA varuhus i 24 länder, mer än 120 000 medarbetare och en kontinuerlig organisk tillväxt, är en stor intern utmaning. Dynamiken inom IKEA gör att det ständigt pågår massor av projekt som syftar till att utveckla verksamheten. Därför måste varje enskild utbildningsinsats planeras och genomföras med stor effektivitet.
Säljarna på varuhusgolvet använder idag butikssäljsystemet iSell varje dag för att serva IKEAs kunder. Den nya applikationen innebär nya handgrepp och nya arbetsmöjligheter för den enskilde säljaren. Utbildningssatsningen som pågått sedan 2007 bygger på att IKEA tränare (”Super users”) håller klassrumsutbildningar på plats i varuhusen.
Utmaningen för IKEA och därmed Symbal var att skapa en lösning som ger stöd till de olika tränarna över hela välden. Det innebär att se till att utbildningsmaterialet alltid är uppdaterat, finns på rätt språk och att säkerställa att träningen håller en hög nivå för säljarna. Det är viktigt att komma ihåg att tränarna kör iSell utbildningen bara som en bisyssla och de är samtidigt upptagna av sina ordinarie arbetsuppgifter. En enkel och funktionell iSell träningsportal med relevant utbildningsmaterial som tränarna behöver för att klara uppgiften blev resultatet. I portalen ligger tre olika träningar för olika yrkeskategorier. Utbildningen kan göras i grupp som en lärarledd träning, men den går även att göras individuellt. Varje delämne avslutas med möjligheten att svara på frågor. Det går att själv välja svårighetsgrad på frågorna och hur många man vill ha. Sedan slumpas frågor fram enligt önskemålet. Kopplat till varje träning finns också en certifieringstest. Alla säljare som går utbildningen ska bli certifierade iSell användare.
I administrationsgränssnittet kan den enskilde tränaren hålla reda på vem som bjudits in, genomgått träning och vilka som klarat testet och blivit certifierade. Härmed har det centrala projektet också fått ett bra verktyg att följa upp utrullningen över världen.
Enkelhet är ett viktigt ord i IKEA kulturen och detta speglas i iSell träningsportalen, som är enkel och intuitiv att använda. I klassrummet fungerar träningsmaterialet som en alltid tillgänglig global ”on-line PowerPoint”. Det säkerställer ett enhetligt utseende med ett aktuellt innehåll. Enda lokala anpassningen är språket (inte layouten). På detta sätt har IKEA sparat mantimmar och pengar och samtidigt undvikit en fälla som många gått i genom att skicka ut tränings och kommunikationsmaterial på mail. I online träningen finns inte utrymme för att lägga till saker eller leka designer. Uppgiften som tränare är att träna.
Idag har 50 000 medarbetare genomgått utbildningen i hur iSell fungerar på 19 olika språk.
Mats Wåhlander som är beställare av projektet är nöjd:
”Vi är supernöjda med hela projektet. Lösningen via webben har gett oss kontroll över utbildningsinsatserna i de olika länderna och en möjlighet att följa kvalitén på varje individuell sajt. De som har arbetat som lokal implementeringsansvarig har också haft kontroll över sitt projekt. Vi har även använt statistiken i träningsportalen som bas när vi fattat beslut om stängandet av de respektive landsprojekten.”
Mats har också några tips till andra företag som planerar en global utbildningsatsning:
”Ta en seriös ansats och underskatta inte förändringsprocessen. Kom ihåg att alla är olika och reagerar på sitt sätt vid förändring. Det handlar inte enbart om att installera ett nytt IT-system utan det stora arbetet handlar om att förändra vardagen för väldigt många människor. Vi har lärt oss ohyggligt mycket med den här utbildningsinsatsen.”